TUTORIAL MS. WORD (MAILINGS)
Mailings adalah salah satu menu yang terdapat dalam Microsoft office Word. Menu Mailings berfungsi membuat link yang akan terhubung ke dalam database yang sudah dibuat. Database bisa dari Microsoft office access atau Microsoft office excel. Fungsi mailings biasanya digunakan untuk membuat surat massal dengan format tulisan yang sama tetapi mempunyai data yang berbeda dari setiap surat. Misalnya kita akan membuat surat dengan jumlah 100 surat dengan format surat yang sama, akan tetapi kita harus memasukkan nama dari penerima surat yang berbeda-beda.
Dengan fungsi ini kita bisa langsung membuat surat secara otomatis yang sudah terhubung dengan database yang sudah dibuat dan kita juga bisa mencetak surat sesuai dengan urutan database yang sudah kita buat. Jadi saya ingin memberitahukan kepada teman - teman untuk mengenal menu yang satu ini agar teman - teman bisa memanfaatkannya ketika hendak menulis surat dengan isi yang sama namun ditujukan kepada penerima yang berbeda - beda. jadi teman - teman tidak perlu mengetik satu - persatu suratnya. selamat membaca.
Mari kita coba.
Buka aplikasi Microsoft office word
Buka dokumen baru/ new blank document
Setelah terbuka lembar baru, ketikan surat seperti biasa.
Perhatikan bagian double buka - tutup kurung yang saya warnai dengan warna merah.
Ini merupakan bagian dari mailings. Bagian ini yang nantinya akan kita isi dengan penerima surat dan alamatnya.
Kemudian buatlah database daftar penerima surat dan alamatnya. Disini saya akan membuatnya dengan Microsoft office excel. Buka aplikasi Microsoft office excel, dan klik new blank workbook
Buatlah daftar penerima surat dan alamatnya.
Simpan database di tempat yang diinginkan.
Kembali ke microsoft office word, masuk ke menu Mailings.
Klik icon Select Recipient, lalu pilih Use an Existing List
Di layar akan tampil seperti demikian
Masukkan database yang sudah dibuat tadi, klik Open
Akan muncul tampilan seperti ini (Select Table), pilih sheet berapa kita membuat database tadi, klik OK
Icon – icon dalam menu Mailings yang tadinya mati, akan hidup seperti tampilan di layar
Blok double buka – kurung merah yang dibuat tadi
Klik icon Insert Merge Field pada menu mailings, pilih bagian NAMA_PT
Maka double buka - tutup kurung merah tadi akan terisi NAMA PT yang ada dalam database.
Lakukan hal yang sama dengan double buka - tutup kurung merah yang satunya lagi
Setelah sudah terisi semua, klik icon Preview Results.
Maka tampilan di layar akan berubah menjadi seperti demikian
Ini berfungsi melihat atau mengganti tampilan NAMA PT dan ALAMAT berikutnya sesuai dengan urutan yang ada di database
Kemudian klik icon Finish & Merge yang terlihat di sudut kanan pada menu Mailings
Pilih Edit Individual Documents
Akan muncul tampilan seperti ini di layar
Di dalam Merge to New Document yang artinya kita akan membuat satu, beberapa atau semua dokumen baru dengan NAMA PT dan ALAMAT yang berbeda - beda. disini saya hanya memilih 4 dokumen pertama saja, lalu klik OK
Maka dilayar akan tampil 4 dokumen dengan NAMA PT dan ALAMAT yang berbeda - beda sesuai dengan urutan yang ada dalam database
Demikian tutorial mailings dari saya, apabila ada yang belum mengerti silahkan beri komentar. Semoga bermanfaat.
untuk mencobanya, klik link disini!
1. lembar kerja
2. database
